Что такое тайм менеджмент

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Основы тайм-менеджмента: 9 принципов управления временем

Исследование британского консалтингового агентства Proudfoot Consulting (2006 г.) утверждает: неэффективное управление временем обходится бизнесу страны в 80 млн фунтов в год — это около 7% ВВП. Мы расскажем, как с помощью простых принципов тайм-менеджмента перестать терять деньги.

Содержание

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

• позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
• помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
• не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Работай меньше, успевай больше: принципы тайм-менеджмента

Используйте эти 9 основ тайм-менеджмента, и вы поймете, что 24 часа в сутках — это не так уж и мало.

Планируйте

Всегда планируйте дела: на день, неделю, месяцы и годы. План обязательно должен содержать очередность и сроки выполнения задач.

Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор десятков бестселлеров по саморазвитию:
— На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако, эта небольшая «жертва» сэкономит по меньшей мере два часа потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня.

Ставьте четкие цели

Чтобы всё успеть, нужно для начала правильно определить цели вашей деятельности. Посмотрите на список, и если все пункты в нем конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени, значит, вы на верном пути. Кстати, это и есть техника постановки целей SMART.

Не распыляйтесь

Не пытайтесь делать много дел сразу: энергия и внимание будут рассеиваться. В результате не получится нормально сконцентрироваться ни на чем. Даже если вы сторонник мультизадачности, браться больше, чем за 2-3 дела за раз не стоит.

Источник: https://media.giphy.com

Расставляйте приоритеты

Консультант по управлению, автор бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует распределять приоритеты задач по матрице Эйзенхауэра — популярной в тайм-менеджменте схеме, показывающей, на чем можно сэкономить время.

Как правильно сгруппировать дела?

• Дело срочное, если при невыполнении в скором времени потеряет актуальность.
• Дело важное, если лежит в сфере основных жизненных приоритетов и направлено на достижение ключевых целей и /или его невыполнение приведет к значительным неприятным последствиям.

По мнению Стивена Кови, эффективные люди всячески избегают дел из квадратов 3 и 4, а квадрат 2 — это основа эффективного персонального управления. Например, зарядка по утрам и повышение квалификации — это квадрат 2, так как если ежедневно не прикладывать усилия по этим пунктам, то рано или поздно возникнет срочная и важная проблема: прихватит спину, либо вы как специалист перестанете быть востребованным на рынке.

Отдыхайте и расслабляйтесь

Работать в режиме нон-стоп невозможно — все равно продуктивность упадет. Поэтому делайте во время работы короткие паузы. Воспользуйтесь, например, техникой «Помидора», придуманной дизайнером Франческо Чирилло в 1980-х:

• занимайтесь текущей задачей 25 минут;
• сделайте паузу на 3-5 минут. Во время нее не думайте о работе вообще — походите по комнате, помечтайте, перекиньтесь парой фраз с коллегой, выпейте воды, полейте цветы;
• после каждых 3-4 «помидоров» ( 25 минут работы и 3-5 минут отдыха) отдохните подольше — 20-30 минут.

На создание этой техники Франческо вдохновил кухонный таймер в виде помидора
Источник: flickr.com/photos

Не нравится эта техника управления временем? Попробуйте дробить работу на отрезки по полтора часа. Такой подход рекомендует американский журналист и писатель Тони Шварц в своей книге «То, как мы работаем, — не работает».

Автоматизируйте рутинные задачи специальными программами

Некоторые процессы можно поручить даже не сотрудникам, а программам. Бухгалтерская отчетность, составление документов, постинг в соцсетях — для всего этого есть удобные IT-решения. Если говорить о бизнес-сервисах для управления клиентами и сделками, то это CRM-системы. Например, облачная программа SalesapCRM экономит ваше время, создавая письма и документы по шаблону, контролируя сроки оплаты, напоминая о дедлайнах, автоматически создавая отчеты по продажам и т.д.

Тайм-менеджмент что это: как и зачем управлять временем

В гонке за успехом, состоятельностью в личной, профессиональной, семейной жизни мы часто жалуемся на нехватку времени. Это одна из самых популярных проблем активного участника общества. Больше остальных людей этому подвержены студенты и работающие люди. Для того чтобы уложить в 24 часа все потребности, обязанности, желания, был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – наука об организации, планировании, управлении временем, повышении эффективности его использования. Тайм-менеджмент будет полезен тем, кто регулярно повторяет «я даже не знаю, за что хвататься».

Польза от тайм-менеджмента:

• предотвращение психофизиологического истощения, выгорания;
• снижение уровня тревоги, стресса;
• снижение усталости, устранение хронической усталости;
• улучшение настроения, профилактика депрессий и апатии;
• повышение веры в себя, самооценки;
• рост продуктивности.

Планирование, ведение ежедневника – неотъемлемая часть жизни того, кто решил заняться тайм-менеджментом. Ошибочно считать, что это удел исключительно деловых людей. Тайм-менеджмент – спасение для студента, домохозяйки, музыканта, писателя и любого другого человека, который страдает от дефицита времени.

Схема тайм-менеджмента

Схема тайм-менеджмента выглядит следующим образом:

1. Анализ целей работы над временем.
2. Выбор технологий, инструментов, стратегий.
3. Точное планирование.
4. Определение и расстановка приоритетов.
5. Реализация.
6. Контроль, управление, корректировка.
7. Анализ результатов.

Как управлять временем

Начинать нужно с письменного анализа привычного режима, определения времени, потраченного с пользой и без нее. Как это сделать:

1. Запишите свои приоритеты, ценности, обязанности.
2. Нарисуйте диаграмму, на ней честно распишите, на что и сколько тратите времени.
3. Проанализируйте, что из зафиксированного относится к первому пункту, то есть полезному. Если вы видите, что, например, свободное общение в интернете занимает львиную долю дня, но вы понимаете, что это не относится к необходимому и полезному, то нужно этот элемент заполнить чем-то другим. Может быть, вы давно хотели ежедневно выделять час на изучение языка или чтение литературы? Тогда самое время вписать это вместо просмотра телевизора или бессмысленного пролистывание ленты в социальной сети.
4. Исходя из приоритетов, составляйте письменный план на каждый день. Группируйте задачи по значимости, в начало дня ставьте самые важные дела.

При составлении расписания нельзя забывать про отдых. Это обязательная, приоритетная вещь. Специалисты рекомендуют отводить 8-10 часов на полноценный сон, днем чередовать физическую и умственную активность, устраивать перерывы в работе, чередовать сложные и простые задания.

Техники тайм-менеджмента

Популярны 3 техники организации и планирования времени:

1. Хронометраж. В течение 2 недель записывайте каждые 15 минут все, что делаете. Да, вплоть до «сел, поел». Такое наблюдение и письменная фиксация с четким определением временных интервалов позволит понять, на что вы тратите время, а также выявит пожирателей времени.
2. Матрица Эйзенхауэра. Помогает расставить приоритеты. Проведите горизонтальную шкалу «важно – не важно» и вертикальную «срочно – не срочно», разбив лист на 4 квадрата. В тайм-менеджменте принято разделять задачи на срочные и важные, важные и несрочные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Первые принесут вам серьезные проблемы, потому выполнение срочных и важных дел первостепенно. Важные и несрочные дела при невыполнении принесут проблемы, но в далекой перспективе. Срочные, но неважные дела лучше поручить кому-то другому. Ну а несрочные и неважные можно и даже нужно совсем убрать.
3. Метод помидора. На каждую задачу отводите 25 минут, засекайте время таймером. Необязательно выполнять сразу все задание, но нужно работать, не отвлекаясь, пока не прозвучит сигнал будильника. Большую задачу предварительно лучше разделить на несколько таких, что поместятся в 25 минут. После каждого помидора (25-минутный интервал) устраивайте отдых на 3-5 минут. После четвертого помидора отдохните 15-30 минут.

Правила тайм-менеджмента

Изучите правила тайм-менеджмента, всегда следуйте им, и ваша ситуация изменится уже в первую неделю:

1. Больше конкретики, визуализации задач. Заведите органайзер, дневник, ежедневник. Подробно фиксируйте свои планы.
2. Всегда расставляйте приоритеты, но на каждое дело отводите конкретный лимит времени. Важные дела выполняйте в первую очередь.
3. Крупные задачи разбивайте на мелкие этапы.
4. Сразу фильтруйте информацию. Да, мозг способен запомнить многое, но это не значит, что ему будет просто работать. Да и зачем вам ненужная и неинтересная информация. Отсеивайте ее сразу, не ждите, пока мозг усвоит, переработает, а потом поймет, что она не нужна. К каждой информации относитесь критично.
5. Научитесь определять пожирателей времени: социальные сети, скайп, проверка почты, бессмысленное листание ленты или просмотр развлекательных видео. Выделите на это время только в рамках работы или общения с друзьями, если нет возможности реально встретиться. Неплохой вариант – завести рабочую почту. Тогда вам не придется долго искать важные письма среди рекламных рассылок.
6. Концентрируйтесь на одной задаче, быстро выполняйте ее и переходите к другому делу. Если выполнение задачи предполагает перерывы, например, вы сдали работу на проверку, то не нужно бездельничать в промежуток. Займитесь другим полезным делом. Помните, что каждая минута должна быть потрачена с пользой.
7. Неприятные или сложные дела выполняйте в первую очередь. Если отложить их на потом, то весь день будет сохраняться тревога, напряжение, негативный фон настроения. В то время как быстрое избавление от дел подарит самоудовлетворение, легкость и хорошее настроение на все оставшееся время.
8. Следите за порядком на рабочем месте: распределяйте бумаги по папкам, ручки держите в пенале, протирайте пыль, вовремя выбрасывайте мусор. Чем гармоничнее ваше рабочее место, тем приятнее вам работать и тем меньше времени вы тратите на поиски нужного инструмента.
9. Позаботьтесь о комфорте, освещении рабочего места. Вас ничего не должно отвлекать, а атмосфера должна настраивать на рабочий лад.
10. Работайте только за столом, не берите ноутбук или бумаги в постель. Ваш мозг должен знать, что постель – сигнал отбоя и отдыха.
11. Слушайте свой организм. Люди отличаются внутренними биоритмами. Определите часы наибольшей активности, работоспособности, самые важные дела по возможности планируйте на это время.
12. Не лишайте себя отдыха, не уходите в трудоголизм, но и не расслабляйтесь чрезмерно. Быстро выполнив намеченные дела, проанализируйте результаты и наградите себя заслуженным отдыхом, хобби.
13. Не отвлекайтесь на критику, пустую болтовню и негатив людей. Помните, что вы не обязаны пить с кем-то кофе ради приличия, если можете провести это время с большей пользой для себя. Научитесь говорить «нет».

Научитесь извлекать пользу даже из вынужденного положения. Так, если вы тратите 2 часа на дорогу, то можете в это время прочитать или послушать книгу, полезную для профессионального или личностного роста. Например, изучите книгу Брайана Трейси «Результативный тайм-менеджмент».

Зачем управлять временем

Умение дозировать время и четко видеть приоритеты позволяет:

• достигать целей с минимальными затратами;
• добиваться высоких результатов сразу в нескольких сферах жизни;
• рационально распоряжаться временем, успевать работать, отдыхать, заниматься хобби;
• работать в условиях многозадачности, заниматься параллельно несколькими проектами;
• увеличивать материальное благополучие, укреплять здоровье;
• быть свободным, всегда иметь выбор;
• контролировать жизни, строить планы на будущее.

Человек, чувствующий, что это он управляет временем, а не время им, меньше тревожится. Он больше уверен в собственных силах, способен строить долгосрочные и реалистичные планы. Личность, освоившая тайм-менеджмент, становится хозяйкой собственной жизни.

Такие люди отличаются позитивом, энтузиазмом, горящими глазами. В день они решают огромное количество задач, но при этом не выглядят измученными или уставшими. Наоборот, их энергия бьет через край. Секрет прост – они умеют грамотно распоряжаться каждой секундой своей жизни.

Источники:

https://bakunin.com/time-management-techniques/
https://salesap.ru/blog/tajm-menedzhment/
https://psychologist.tips/3656-tajm-menedzhment-chto-eto-kak-i-zachem-upravlyat-vremenem.html