Что такое Onboarding

Что такое онбординг?

Прежде, чем приступить к примерам, давайте разберем, что же такое «Онбординг» («Onboarding Experience»)?

В своем основном, базовом понимании онбординг – это процесс, встроенный в программный софт, который увеличивает шансы пользователя на успешное использование программы или приложения.

Этот процесс автоматизирован и обычно запускается в самом начале использования приложения. Хотя при появлении новых функций или изменении архитектуры приложения, этот процесс может проходить и для опытных пользователей.

Онбординг может принимать несколько форм:

• Быстрый слайд-обзор основных функций;
• Обзор продукта;
• Создание учетной записи.

Цель онбординга – рассказать пользователям, что им нужно знать, чтобы максимально эффективно использовать ваш программный продукт и поощрить их повторному его использованию.

Правильно спроектированный онбординг привлекает пользователей, неправильный – создает чувство путаницы после того, как пользователь начал работать с приложением.

BASECAMP

Это программное обеспечение для управления проектами, которое обладает отличным онбордингом. Стиль оформление домашней страницы и создания учетной записи избавляет пользователей от опасения, что это дорогое и сложное в использовании программное обеспечение.

DROPBOX

Сервис сочетает в себе обучающий подход с быстрым просмотром основных функций облачного хранилища. Новые пользователи проходят через 7 ключевых шагов: от проверки пользователя до обмена документацией, с помощью четкой и нейтральной микрокопии.

SLACK

Онбординг интуитивно понятный. На главной странице вас попросят «Создать новую команду», просто добавив свой адрес электронной почты. Затем вы выполните настройку 3-х шаговой учетной записи, и попадете в интерфейс.

Отличие этого сервиса в использовании при онбординге бота, который помогает обучению.

CANVA

CANVA – программное обеспечение для графического дизайна, которое просит нового пользователя зарегистрироваться уже на главной странице.

Как только вы попадаете на основной интерфейс, вы сразу начинаете работу с помощью интерактивного учебника.

JUSTINMIND

Отличительной чертой этого сервиса является возможность работы с ним для новичка и для опытного пользователя. Когда пользователь загружает инструмент для создания прототипов, он выбирает один из двух режимов: полный (Full) или начальный (Beginner).

Разница в том, что при выборе режима Beginner, предоставляется обзорная экскурсия по работе с интерфейсом.

Интерактивные подсказки ссылаются на видеоуроки YouTube, и как только пользователи почувствуют, что они знают достаточно, они могут переключиться в полный режим.

PINTEREST

Для начала взаимодействия с этой социальной сетью, необходимо выбрать 5 тем, которые вам интересны.

Формат сайта отражает весь интерфейс Pinterest, где есть только один призыв к действию, когда вы находитесь на домашней ленте, и это Save. Это отражает всю простоту работы с PINTEREST.

DUOLINGO

Языковое приложение Duolingo использует психологию для онбординга. С самого начала пользователям предлагается выбрать язык, который они хотят изучить, и их цель.

Во время первых 10 шагов пользователь изучает выбранный язык, параллельно разбираясь с работой всего приложения.

Порядок работы по проектированию онбординга

1. Определите ценное предложение продукта;
2. Определите уровень конкуренции;
3. Определите ЦА;
4. Спроектируйте стратегию онбординга;
5. Тестируйте.

Заключение

Хороший онбординг всегда развивается и требует постоянного тестирования, исходя из запросов целевой аудитории. Следование списку действий по проектированию онбординга не обязательно приведет к скачку конверсии, но поможет лучше понимать потребности пользователя и то, как вы можете эти потребности удовлетворять.

Что нужно знать про онбординг?

Онбординг или адаптация персонала – один из основных HR-процессов, обеспечивающий успешность вхождения в новую должность сотрудника. Начинается данный процесс с прихода нового сотрудника в организацию либо при внутренних перемещениях с одной позиции на другую.

Успешная адаптация — это когда человек осваивает новый функционал, новые должностные обязанности, осознает требования к своей работе, задачи, которые перед ним стоят, понимает и принимает требования организации к поведению сотрудников, правила и особенности корпоративной культуры.

Адаптационный период занимает от двух до шести месяцев. Но, обычно, трёх месяцев бывает достаточно, чтобы освоиться в новом коллективе и продемонстрировать свои профессиональные компетенции.

Что ожидает руководство компании от прихода нового сотрудника?

Для компании — это передача части функционала, задач новому сотруднику. Руководство организации ожидает, что данный функционал будет выполняться качественно и в срок, что с приходом нового сотрудника компания обретает ещё одного члена команды, который будет вместе с остальными развивать компанию. Вместе с тем, новый сотрудник в коллективе — это пока незнакомец, со своими привычками, особенностями, манерой поведения, отношением к работе.

Для сотрудника новая работа – это место, где он будет проводить много времени, место для реализации знаний, умений и навыков, способ заработать деньги и реализовать свои профессиональные амбиции. С другой стороны – полная неопределённость на ближайшие 6 месяцев, без гарантии, что все вышеперечисленные ожидания реализуются. Это новая обстановка, новые люди, новые задачи, одним словом – неопределённость. Каждый из нас испытывал этот коктейль чувств и эмоций, когда выходил в первый день на работу.

Основная цель работодателя – чтобы новый сотрудник как можно быстрее «вышел» на максимальный уровень эффективности, встроился в корпоративную культуру. Именно поэтому во многих организациях так много внимания уделяют этому процессу.

Разберём, что входит в систему адаптации персонала, какие инструменты можно использовать.

Рассмотрим вариант, когда новый сотрудник выходит на работу. Его эмоции: неуверенность, ему неуютно, всё незнакомо, все чужие.

Что можно сделать в компании в рамках системы адаптации:

Организовать тёплый приём нового сотрудника. Это могут быть разные «ритуалы», начиная от приветствия нового сотрудника всем коллективом, вручения ежедневника в корпоративном формате, заканчивая размещением информации о новом коллеге на корпоративном портале. Важно выделить человека, кто в первый день будет сопровождать и курировать нового сотрудника: проведёт экскурсию по офису/цеху/складу, познакомит с коллективом, представит, расскажет, кто и чем в компании занимается, проведёт на рабочее место. Им может стать наставник либо тот, кто отвечает за процесс адаптации персонала в организации.

1. Рабочее место лучше подготовить заранее, чтобы новому сотруднику не пришлось сидеть на стульчике для посетителей, в холле или чужом рабочем месте, пока кто-то заказывает стол и стул и закупает ноутбук. Заранее позаботиться об учётной записи, электронном ящике и пропуске.
2. Подготовьте информацию о компании, правилах поведения и особенностях корпоративной культуры. Это можно изложить в «Книге нового сотрудника», либо записать ряд видеопрезентаций, видеороликов о компании.
3. Запланируйте ознакомительные встречи с сотрудниками, с кем для выполнения должностных обязанностей нужно будет общаться сотруднику, встречи для обсуждения промежуточных результатов работы и ответы на вопросы. В некоторых компаниях уже есть чат-боты, в которых предусмотрены ответы на основные вопросы, возникающие в адаптационный период.
4. Не откладывайте оформление трудовых отношений, лучше, чтобы весь пакет необходимых кадровых документов был готов к обеду первого рабочего дня, чтобы сотрудник не волновался об этом.

Отличный пример системы адаптации в компании Adventum (видео ниже)

«Новоиспечённого» сотрудника необходимо обеспечить всей необходимой информацией о компании. Она может быть описана в «Книге сотрудника», отправлена по электронной почте в электронном виде, либо размещена на внутреннем корпоративном портале. Главное, чтобы у сотрудника была возможность познакомиться с корпоративной кухней: историей компании, особенностями корпоративной культуры, справочником сотрудников, информацией о корпоративных мероприятиях, внутренними документами, обучающими видеокурсами и другими материалами.

Хорошо, если в компании выдаётся так называемый «Дневник сотрудника». В некоторых компаниях существует электронный вариант «Дневника», где прописан по часам первый рабочий день, необходимые мероприятия первой рабочей недели, предусмотрена форма «обратной связи» от сотрудника, чтобы вовремя скорректировать программу адаптации.

В «Дневнике сотрудника» может быть предусмотрен план работы на первое время. Он нужен, чтобы сотрудник чётко понимал, что от него ожидают и в каком объёме.

Пример плана работы сотрудника

«Обратную связь» от сотрудника можно получить во время адаптационных бесед, где уточняется, насколько понятен функционал, задачи, требования к выполнению должностных обязанностей от руководителя, насколько комфортно рабочее место, как сотрудник оценивает климат в коллективе. Данные вопросы можно предусмотреть в опроснике, главное, чтобы его заполнение не занимало много времени, вопросы были простыми и понятными. В зависимости от корпоративной культуры опросник может быть оформлен по-разному.

В него могут быть включены такие вопросы:

1. Оцените, пожалуйста, удобство рабочего места (варианты ответов: полностью удовлетворен, удовлетворен, затрудняюсь ответить, не удовлетворен, совершенно не удовлетворен);
2. Вы получаете помощь от ваших коллег? Варианты ответов могут быть: всегда, иногда, затрудняюсь ответить, редко, никогда;
3. Оцените, пожалуйста, на сколько психологическая обстановка в подразделении способствует качественному выполнению работы (пятибалльная шкала – 5,4,3,2,1).

На мой взгляд в анкете не должно быть более 10 вопросов, а на её заполнение должно уходить не более пяти минут. Дополнительную информацию лучше получать из неформальных бесед с сотрудником, а также с наставником и руководителем.

Второй вариант адаптации, когда сотрудник переходит с одной должности на другую в том же подразделении либо переходит в другое подразделение или филиал.

В данном случае наш сотрудник уже знает всё о компании. Но эмоции, которые он испытывает сходны с описанными выше – неуверенность, ощущение неопределённости. На новом месте ему понадобится взаимодействовать с новыми коллегами, с новым руководителем.

Тут подойдут схожие инструменты адаптации. Хорошо, если в этот период будет прикреплён наставник, для сопровождения в первый месяц работы. Наставник расскажет об особенностях работы на новой позиции, о требованиях к результатам деятельности, отчётности. Ситуация осложняется, если наш «новичок» переходит на вышестоящую позицию, когда меняется роль в компании. Часто в таких случаях бывшие коллеги приобретают статус подчинённых. Кроме новых технических компетенций, понадобится проявлять управленческие компетенции, умение выстраивать коммуникации с коллегами в новом качестве. В данной ситуации важна роль наставника. Им может стать непосредственной руководитель или более опытный коллега. Для более быстрого вхождения в должность, необходимо также, как и в первом случае, обеспечить нового сотрудника всеми материалами, необходимыми для выполнения новых обязанностей. Для руководителя это может быть организационная структура, штатное расписание, должностные инструкции подчинённых, бюджет подразделения.

Так же, как и в предыдущем варианте адаптации, необходимо регулярно запрашивать обратную связь, например, в конце первой недели работы, затем по истечению месяца работы, двух месяцев и по завершению адаптационного периода.

Адаптация считается успешной, если работник усвоил и закрепил необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы, принят коллективом, принимает и разделяет корпоративные ценности организации.

Если в адаптационной период у сотрудника или руководителя ожидания не совпали, значит имела место ошибка. Ошибка может быть при найме сотрудника, либо неверное управленческое решение при перемещении сотрудника внутри компании, либо неэффективный процесс адаптации, который необходимо постоянное совершенствовать.

Всё вышеперечисленное можно изложить в документе. Важно, чтобы этапы адаптации и важность данного процесса понимали и разделяли все руководители в компании. Иначе процесс адаптации будет неэффективен и как результат, будет высокая текучесть персонала в первый год работы. А это временные, финансовые и репутационные потери.

У нас новенький: что такое онбординг и почему это круто

В школе было «хорошим тоном» устраивать новичкам ад. Пусть докажут, что они имеют право стать частью коллектива. Во взрослом мире такое тоже практикуют, но мы сейчас о нормальных компаниях. Нормальные о новичках заботятся и устраивают онбординг.

Что такое онбординг?

Онбординг — внутреорганизационная социализация. А если по-человечески, то это комплекс мероприятий для новичков. Его цель — помочь новичку быстро и комфортно влиться в коллектив, более глобальная цель — сплоченный коллектив и минимальная текучка.

«Вот тут сидеть будешь, кулер слева, туалет прямо, Петю не трогай,» — тоже онбординг, только плохой. Вот что включает в себя хороший онбординг:

→ Предоставить рабочее место, оборудование и форму, если нужны.

→ Провести экскурсию по месту работы (кулер слева) и познакомить с коллегами. Отчаянно тимбилдинговые ребята организуют корпоративные завтраки-обеды: поел, поболтал, почувствовал себя частью коллектива.

→ Рассказать о серьезном. История и цель компании, чем занимается, какой продукт или продукты производит. Структура компании: кто кому подчиняется, кто за что отвечает. Орг.вопросы: как и у кого отпрашиваться в отпуск и на больничный, просить повышение.

→ Транслировать корпоративные ценности. Не забыть об инсайдерских мелочах: вот это наш конкурент и мы его дружно ненавидим, а на дни рождения у нас все скидываются по 500.

→ Ввести в курс дела: вот твои обязанности, вот эта штука работает так.

Зачем ̶в̶с̶я̶ ̶э̶т̶а̶ ̶в̶о̶з̶н̶я̶ онбординг?

Вот есть шкаф. Можно кинуть в него футболку как попало и через месяц обнаружить вместо нее мятую тряпку. Так же и в коллективе. Сотрудник, которого закинули в коллектив как попало, либо будет работать не так, как нужно, либо будет чувствовать себя «мятой тряпкой» и уйдет искать работу мечты. Особенно если он так называемый миллениал, без советского гена терпения. Текучка, простой, расходы.

Сотрудник, которому устроили сочный онбординг, понимает, что и зачем он здесь делает, чувствует себя частью команды. Команда из таких сотрудников — сильная и сплоченная, все счастливые зайчики. Потребителю приятнее ассоциировать себя с брендом, у которого внутри все четко и заечно.

Советы, куда без них

1. Лучше один раз увидеть лендинг, чем сто раз услышать

Крутой и красивый вводный курс — инвестиция, которая окупится. Запилил несколько лендингов или видео — и счастье. Не надо по сто раз пересказывать историю и миссию компании. Если новичок что-то забыл, он заглянет в рабочую инструкцию и вспомнит, вместо того чтобы все время бегать-спрашивать или стесняться и делать наугад.

2. Лучше переонбордить, чем недоонбордить

Лучше перегрузить нового сотрудника важными этапами в истории компании, днями рождения и хобби всех коллег, чем оставить в вакууме. Ненужное — забудется, а вакуум — это вредно. Даже мощный специалист может ощутить себя новичком-аутсайдером среди крутых пацанов, совсем как в школьные годы чудесные, а в работе это вряд ли поможет.

3. На курсы надейся, а сам не плошай

Человека можно нашпиговать вводными курсами, но он так и не станет частью команды, если с ним почти не общаются вживую. Курсы — здорово, но про олдскульное общение тоже не стоит забывать.

Источники:

https://pt-blog.ru/chto-takoe-onbording/
https://hr-portal.ru/blog/chto-nuzhno-znat-pro-onbording
https://teachbase.ru/learning/obuchenie/u-nas-novenkij-chto-takoe-onbording-i-pochemu-eto-kruto/